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案例頻道 上世紀九十年代以前，各高等學(xué)校教務(wù)管理主要采用手工操作模式，九十年代中，高等學(xué)校在某些單項工作中開始尋找計算機輔助管理的方法，比如計算機輔助排課。九十年代末，一些學(xué)校組織開發(fā)了教務(wù)管理系統(tǒng)，完全依據(jù)本校當時的管理模式進行研制的。在高校每年擴大招生形勢下，為學(xué)校學(xué)年制的教務(wù)管理提供了有效的手段。
現(xiàn)在，高等學(xué)校在積極進行以選課制為核心的學(xué)分制改革，學(xué)校原有的教務(wù)管理系統(tǒng)已無法適應(yīng)，必須運用學(xué)分制下的新教務(wù)管理系統(tǒng)。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理應(yīng)用中迅速發(fā)展，在這種全新的管理理念和管理模式下，各高校教務(wù)管理系統(tǒng)必須相應(yīng)地更新?lián)Q代了。
在高校數(shù)字化校園的推進浪潮中，無論是教學(xué)、科研還是管理工作，都力求實現(xiàn)辦公自動化，辦公無紙化。教務(wù)管理數(shù)字化當然是首當其沖的走在前面。它不可能再是某項或某幾項工作的自動化，而是學(xué)校內(nèi)外、上級下級等所有與教務(wù)管理有關(guān)的工作都要實現(xiàn)自動化，都要在網(wǎng)絡(luò)上融為一體。它涉及到每個學(xué)生和全校教職員工，是一個有機的管理系統(tǒng)。所以是一個復(fù)雜的應(yīng)用系統(tǒng)。
只有長期大量投入，專門從事學(xué)校管理系統(tǒng)研究的機構(gòu)，才能研制出這樣的復(fù)雜應(yīng)用系統(tǒng)，一般高校都是引進相對成熟的教務(wù)管理系統(tǒng)，再根據(jù)本校的需要稍加修改。所以，要將復(fù)雜應(yīng)用系統(tǒng)在一個機構(gòu)復(fù)雜的單位中應(yīng)用起來，就成了重要環(huán)節(jié)。推行這種大型應(yīng)用系統(tǒng)的方法也是一項值得研究的課題。
這里，我就以湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)分制下的綜合教務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用的推行過程為例，談?wù)劥笮蛻?yīng)用系統(tǒng)的推行方法。
湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)是一所有五十多年辦學(xué)歷史的省屬重點高等學(xué)校，目前在校學(xué)生四萬人，有二十個學(xué)院，規(guī)模較大。從2005年開始進行學(xué)分制改革，引進了清華大學(xué)計算中心與北京潤乾天易公司合作開發(fā)的綜合教務(wù)系統(tǒng)。成功地實現(xiàn)了學(xué)分制改革。
一、 領(lǐng)導(dǎo)重視
領(lǐng)導(dǎo)重視并大力支持是大型應(yīng)用系統(tǒng)順利推行首要條件。
改革就是要廢除舊管理制度，學(xué)分制改革就是要采用新的教學(xué)管理模式。每個已經(jīng)在現(xiàn)有環(huán)境中工作習(xí)慣了人，對采用新的應(yīng)用系統(tǒng)，都會有一種排外的潛意識存在。所以推行新的應(yīng)用系統(tǒng)，各級領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視，并大力支持。
全國高等院校信息化研究會理事長、清華大學(xué)計算機與信息管理中心主任沈培華就曾呼吁：在建設(shè)數(shù)字校園的實踐中，遇到的最大困難不是來自技術(shù)，而是來自于管理機制和體制的束縛。新建立的應(yīng)用系統(tǒng)對學(xué)校的管理思想、管理體制和管理方法會造成一定的沖擊，必然會引起管理組織結(jié)構(gòu)的重組及優(yōu)化，這些都會成為推進數(shù)字化校園建設(shè)的阻力，因此需要來自學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)的積極推動，需要進行很多跨部門的協(xié)調(diào)。應(yīng)在高校建立CIO（Chief Information Officer）機制，CIO應(yīng)該是校級領(lǐng)導(dǎo)。
湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)分制改革是校長親自抓的大項目。關(guān)于引進綜合教務(wù)系統(tǒng)之事，召開了專題校長辦公會議。會議決定由教務(wù)處、校辦、網(wǎng)絡(luò)中心、資產(chǎn)處協(xié)作完成數(shù)字化校園中的綜合教務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)工作。
由校辦、教務(wù)處、網(wǎng)絡(luò)中心、資產(chǎn)處、計財處、審計處等單位副處級以上領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員組成了考察團，對招標初選入圍的三個學(xué)分制教務(wù)系統(tǒng)的用戶單位（八所高校）的使用情況進行深入考察。這三個系統(tǒng)是全國使用高校用戶數(shù)最多的，綜合考查后，考察團從其中選擇了一個系統(tǒng)。
二、 全面試用，充分熟悉
滿足該系統(tǒng)運行要求的服務(wù)器組及其它硬件環(huán)境安裝完成后，我們就利用假期日常工作相對較少的機會，安裝調(diào)試軟件系統(tǒng)。并較長時間的試用所有功能。試用分兩個階段：一是功能熟悉和數(shù)據(jù)準備階段；二是教務(wù)處內(nèi)部各科室在工作中試運行。
第一個階段，是負責(zé)推廣的系統(tǒng)級管理人員和幾個主要操作人員，充分全面地熟悉該綜合教務(wù)系統(tǒng)的各種功能，弄清系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，明白內(nèi)部流程，做到對系統(tǒng)的全面掌握。這個團體是今后系統(tǒng)推行的核心力量。運行新系統(tǒng)后，學(xué)校教務(wù)管理的新運行模式、新政策制定都要征求這個團體的意見。湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)的這個團體成員，都是在教務(wù)部門工作多年的，有豐富教務(wù)管理經(jīng)驗，而且是計算機及相關(guān)專業(yè)人士。只有這樣的團體，才能很快理解和掌握所引進系統(tǒng)的全部信息，并與學(xué)?，F(xiàn)行的管理模式相比較，從而制定出合理的新模式和推行方案。
隨著對系統(tǒng)功能熟悉的深入，我們開始進行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準備。因為系統(tǒng)運行要求的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量非常大，所以我們將任務(wù)分給教務(wù)處各科室，在技術(shù)人員指導(dǎo)下進行數(shù)據(jù)準備，比如：教研科負責(zé)公共信息（院系、學(xué)科門類、專業(yè)、課程類別、課程級別等）、教學(xué)計劃維護、課程管理。因為之前湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)已經(jīng)有一個教務(wù)系統(tǒng)在運行，所以部分數(shù)據(jù)是從舊系統(tǒng)向新系統(tǒng)移植的。移植過程中，不僅采用了許多技術(shù)手段，人工檢查與整理也是必不可少的。如果所有的數(shù)據(jù)都是從系統(tǒng)的錄入界面錄入的話，就會過濾非法數(shù)據(jù)，只有它認可的合法數(shù)據(jù)存入庫中，這種檢測，保證了數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中不會出錯，不會引起意外的系統(tǒng)錯誤。移植數(shù)據(jù)就不一樣，移植過程沒有錄入界面的合法性檢測，必須是技術(shù)手段和人工相結(jié)合，來達到這個要求。
功能熟悉與數(shù)據(jù)準備是非常辛苦的過程。
第二個階段，教務(wù)處內(nèi)部各科室在工作中試運行。在充分熟悉功能和已有比較完善數(shù)據(jù)環(huán)境的基礎(chǔ)上，各科室開始在工作中小范圍運用新系統(tǒng)。但此時，我們是將新系統(tǒng)模式與原管理模式同時運行，將工作人員一分為二，一部分完全用新系統(tǒng)，另一部分完全用原系統(tǒng)。工作量增加了一倍。為了改革，這種加倍工作是值得的，也是必不可少的階段。同時使用原系統(tǒng)保證了如果新系統(tǒng)失敗，不會影響學(xué)校的正常運行。
不過，我們是以新系統(tǒng)為主，盡量按新系統(tǒng)的要求和流程，實現(xiàn)工作中的真正流程。 這時，工作面就難免擴大，與試用工作相關(guān)的對象會越來越多被涉及到，這個過程中有許多摩擦產(chǎn)生：如對新產(chǎn)生的表格不習(xí)慣，認為不如原系統(tǒng)好，增加了額外的工作量，不愿配合教務(wù)管理工作，甚至還有故意挑刺等等。我們還是頂住壓力，多做解釋，將工作模式盡量向新系統(tǒng)靠攏，因為我們的目的是推行新系統(tǒng)。
三、 周密計劃，逐步推行
試用基本結(jié)束后，下一步就要全面推行新系統(tǒng)，在全校所有的教務(wù)工作中運行起來。教務(wù)處對推行過程作了周密計劃。
首先，根據(jù)試用結(jié)果制定完備的新制度，出臺了一系列新規(guī)定，全面修定了各個崗位的崗位職責(zé)，從系統(tǒng)管理員到各個操作員，明確規(guī)定各自的操作權(quán)限和責(zé)任。重新制定了學(xué)籍管理制度、教學(xué)運行制度、選課制度等。將學(xué)分制改革方案付諸實施。
其次是按照工作時間的順序，將各功能模塊逐步運行起來。比如在開學(xué)時，學(xué)生進校報道注冊，我們就將注冊系統(tǒng)和學(xué)籍管理系統(tǒng)在全校全面運行起來。在下達下學(xué)期教學(xué)任務(wù)時，我們就將教學(xué)計劃和排課系統(tǒng)在全校范圍內(nèi)運行起來。我們詳細制定了學(xué)分制下的教務(wù)管理系統(tǒng)推行進度計劃。部分計劃如下：
1、 為了本學(xué)期全面使用新教務(wù)管理系統(tǒng)，現(xiàn)制定詳細推行計劃。
2、 第二周，制定實施進度表。制定軟件使用培訓(xùn)計劃和教務(wù)秘書培訓(xùn)班開課計劃。明確綜合教務(wù)管理系統(tǒng)各功能責(zé)任人，制定詳細分工表，并簽字認可。
3、 第五周，組織第五次教務(wù)秘書培訓(xùn)班，內(nèi)容：成績錄入管理政策和方法、數(shù)據(jù)核對任務(wù)分配，課程詳細信息維護，教學(xué)計劃核對方法和核對任務(wù)分配，錄入開課任務(wù)書政策和方法，教師信息維護，門戶及身份認證系統(tǒng)的使用方法。
4、 第八周，使用排考模塊排期中考試。
5、 擇時再次組織教務(wù)秘書培訓(xùn)，實施成績核對和指導(dǎo)教務(wù)秘書補考成績錄入。
6、 第九周運行教學(xué)評估網(wǎng)上評教工作。
7、 第十、十一周輔導(dǎo)教務(wù)秘書進行開課任務(wù)書錄入工作。
8、 第十二周進行教師工作量統(tǒng)計的數(shù)據(jù)處理。
9、 第十三、十四周運行畢業(yè)資格審查功能。組織教務(wù)秘書培訓(xùn)畢業(yè)資格審查。
10、 第十五周，輔導(dǎo)教師網(wǎng)上錄入期中考試成績，協(xié)助教務(wù)秘書修改畢業(yè)資格審查數(shù)據(jù)。
四、 大力宣傳，大量培訓(xùn)
在提出學(xué)分制改革之初，我們就組織了全校所有教務(wù)管理工作者、各職能部門、部分教師參加的學(xué)分制改革宣傳大會，還請來了三個成熟學(xué)分制模式的學(xué)校及其使用軟件系統(tǒng)的開發(fā)公司，介紹了他們的管理模式和系統(tǒng)功能。以后就邊宣傳學(xué)分制改革邊培訓(xùn)軟件系統(tǒng)。
我們在系統(tǒng)使用培訓(xùn)方面做了大量的工作。面向教務(wù)管理者、教師、學(xué)生正式上課培訓(xùn)就有近五百個學(xué)時。培訓(xùn)分四個階段：
第一個階段是對教務(wù)處內(nèi)部所有操作人員培訓(xùn)。采取兩種方式：一是對全體工作人員進行管理模式和系統(tǒng)流程學(xué)習(xí)，并介紹所有功能模塊。二是分模塊到科室，就科室成員詳細培訓(xùn)功能使用，相當于分小班分方向上課。因為幾乎學(xué)校所有教務(wù)工作都由他們發(fā)起，所以他們必須高度熟悉相關(guān)模塊的功能。在試用時，大部分數(shù)據(jù)準備也是由他們完成。
第二個階段是對全校各學(xué)院教務(wù)秘書培訓(xùn)。培訓(xùn)目標是要求他們掌握與自己工作有關(guān)的功能使用，并全面掌握系統(tǒng)流程，清楚系統(tǒng)在各部門的分工情況。我們按工作流程由由各科室組織講授，內(nèi)容包括操作方法和工作任務(wù)分配。這個階段花費了較多時間，因為學(xué)院的所有教務(wù)工作都由他們完成，他們是教務(wù)管理的重要力量，是教務(wù)處與教師學(xué)生聯(lián)系的紐帶，他們要掌握的功能很多?；〞r間多的另一個原因是他們的計算機水平差異較大，有些年齡大些的教務(wù)秘書對數(shù)據(jù)庫應(yīng)用的操作理解不了，記不住，而他們需要使用的，系統(tǒng)中有些復(fù)雜的數(shù)據(jù)檢索條件離不開基本的數(shù)據(jù)庫知識。
這個階段舉辦的培訓(xùn)和輔導(dǎo)班達二十次之多。還有大量個別的輔導(dǎo)。
第三個階段是對全校教師培訓(xùn)。教師需要操作的功能不多，主要網(wǎng)上成績錄入和信息查尋。但教師數(shù)量多，我們分學(xué)院進行培訓(xùn)，由各院教務(wù)秘書組織，我們講授，并發(fā)給教師一份詳細說明書，寫清他那部分的每一個操作步驟。
第四個階段是對全校各班的學(xué)生代表培訓(xùn)。培訓(xùn)學(xué)生選課方法、信息查尋方法、選課規(guī)章制度等。
培訓(xùn)都是在機房進行，每人一臺計算機，邊講邊操作，學(xué)習(xí)效果很好。
五、 存在的問題
在推行應(yīng)用系統(tǒng)的過程中，也曝露出一些問題。
1. 宣傳廣度不夠，沒有長時間利用學(xué)校的各種媒體進行宣傳，只是在校電視臺、校報等媒體中報道過，沒有做到人人皆知，至使在推行過程中有少數(shù)人不太配合。因為學(xué)校規(guī)模大人數(shù)多，應(yīng)該組織各種形式的宣傳活動，比如較長時間在校園里用橫幅、宣傳欄等形式，從教師到學(xué)生，從干部到工人，都要了解改革的來龍去脈。
2. 操作人員已熟練了老系統(tǒng)，對老系統(tǒng)產(chǎn)生了依賴性，對新系統(tǒng)的學(xué)習(xí)有惰性。管理人員、教師、學(xué)生已長期適應(yīng)學(xué)年制下的教學(xué)管理模式，對學(xué)分制管理模式的認識、觀念、適應(yīng)力均有一定差距。如：教師錄入成績操作不習(xí)慣。所以我們在培訓(xùn)中增加了許多工作量。
3. 我校資源相對緊張，學(xué)生擁有的計算機數(shù)量不多，網(wǎng)上選課只能組織到機房進行，所以系統(tǒng)的優(yōu)越性不僅未得到充分體現(xiàn)，反而覺得增加了環(huán)節(jié)，增加了麻煩。
4. 系統(tǒng)的二次修改速度較慢。引進的系統(tǒng)有些不適應(yīng)我校的實際情況，需要修改，公司的修改過程不夠快。使我們有時在工作中受到一些限制。就這點來說，取得開發(fā)公司的及時技術(shù)支持至關(guān)重要。
總而言之，復(fù)雜應(yīng)用系統(tǒng)推行必須有單位主要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和大力支持，這是首要條件。推行人員必須全面試用系統(tǒng)，充分熟悉系統(tǒng)中所有功能。然后開始在小范圍內(nèi)試用新系統(tǒng)的主要功能，再在整個工作中全面推行新系統(tǒng)。推行過程要計劃周密，制定相應(yīng)的新制度和規(guī)定，并組織各種形式的宣傳活動。最重要的是要花大氣力做好操作使用培訓(xùn)工作，并取得開發(fā)公司及時的技術(shù)支持。按照這些步驟和方法推行就能順利達到目的。
參考文獻
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